Выбрать страницу

Алгоритм действий в любых ситуациях

Основная обязанность кассира — это оформление покупки и выдача чека покупателю, но, помимо этого, он должен следить за работоспособностью оборудования и уметь быстро устранять любые неполадки.

Например, может прерваться интернет-соединение, отключиться электричество или нарушиться связь между кассой и базой данных магазина.

Что должен сделать кассир, чтобы повлиять на решение проблемы? Давайте разбираться.

Отсутствует интернет

Когда пропадает интернет-соединение, на pos-терминале появляется уведомление, о котором кассир обязан сообщить IT-персоналу и управляющему. Собственно, в этой ситуации, нужно сделать только это.

Закон № 54 обязывает продавцов выдавать чеки клиенту в течение пяти минут. Это можно сделать даже без интернета, так что проблем возникнуть не должно.

Пока нет связи, фискальный регистратор записывает все операции, а после восстановления отправляет данные в ФНС.

Кассир должен письменно объясниться — описать ситуацию, причины и прикрепить к документу отчёт, подтверждающий закрытие смены.

Отсутствие электропитания или неисправность онлайн-кассы

Налоговую службу не интересует причина, по которой вы не смогли продолжить работу с онлайн-кассой — вас могут оштрафовать в любом случае, а значит нужно максимально быстро устранить причину поломки.

Первым делом кассир должен выяснить причину неисправности кассы. Это может быть:

  • Внезапное отключение электричества;
  • Окончание срока действия ФН;
  • Переполненная память на жёстком диске;
  • Активная смена более 24 часов;
  • Неверные настройки даты и времени;
  • Повреждение кабеля;
  • Другие неисправности.

Если кассир не может устранить проблему, он обязан уведомить администратора магазина и написать объяснительную:

  • Описать одну или несколько причин, по которым не работает ККТ;
  • Дозвониться до сервисного центра и оставить заявку на ремонт;

Налоговая всё равно может наложить штраф, не вдаваясь в подробности прекращения работы кассы. Если дело дойдёт до судебного разбирательства — магазин вполне может выиграть дело.

Если онлайн-касса сломалась, специалисты сервисного центра должны предоставить вам инструкцию, по которой вы сможете восстановить работу или приехать и выполнить ремонт самостоятельно.

Специалисты компании NEXT приезжают в течение 1-2 дней, время вы можете согласовать со специалистом.

При печати обрывается чековая лента

Это может случиться из-за неисправности принтера или скомканной чековой ленты. Терминал сразу выдаёт уведомление о незавершённой операции, и кассир может легко устранить проблему —  открыть крышку кассы и достать смятую часть ленты.

Понять, произведена ли операция будет трудно. Пробейте Х-отчёт на фискальном регистраторе, чтобы сравнить его с другими данными о продажах.

В результате возникнет 4 ситуации:

  1. Чек не зарегистрирован в фискальном накопителе. Администратор должен удалить его из бухгалтерского приложения.
  2. Чек зарегистрирован в ФН, но не в программе бухгалтера. Следует пробить позицию снова и отменить его в ФН. После этого кассир пишет объяснительную и администратор отменяет возврат.
  3. Чек нигде не отображается. Нужно пробить его ещё раз и отдать покупателю.
  4. Чек зарегистрирован везде, необходимо распечатать последний файл. Если такой функции нет, кассиру нужно сделать возврат товара и пробить его ещё раз, а затем написать объяснительную.

Если невозможно выполнить описанные выше действия, нужно связаться с технической поддержкой и попросить о помощи.

Когда нет связи между терминалом и базой данных магазина

Для автоматизации работы, информация обо всех операциях с кассой должна синхронизироваться с бухгалтерскими программами. Если процесс передачи данных нарушен, проверьте кассу на наличие таких поломок, как:

  • Разорванные провода.
  • Не поступает электроэнергия на ФН.
  • Неисправность сетевых узлов ККТ.

Проблема станет явной, когда кассир осмотрит все провода и перезагрузит онлайн-кассу. Если это не помогло, нужно сообщить администратору и оставить заявку на обслуживание в сервисном центре.

На время устранения поломки продажи лучше приостановить.

Что должен делать кассир, если заблокировался фискальный накопитель

Почему фискальным накопитель может быть заблокирован?

  • Более 30 дней не отправлялись отчёты о продажах
  • Неверная настройка даты и времени.
  • Открытая смена больше 24 часов.
  • В фискальном накопителе закончилась память

В полномочиях кассира исправить дату/время и закрыть смену. Нужно проверить, остались ли неотправленные данные. Если да, возможно, что есть проблема с интернетом, и нужно проверить кабель и роутер. Когда соединение восстановится, данные с ФН отправятся и он разблокируется.

Если же ФН полностью забит информацией, кассир обязан сообщить об этом администратору. Собственник покупает новый накопитель, и сервисный центр устанавливает его.

Узнайте, как успешно внедрить эквайринг в ваш бизнес из нашей книги